Sipariş yönetim sistemi, müşterinin talebini satır satır kaydeder; fiyat ve limit kurallarını doğrular; stoğu planlar; sevkiyat ile faturanın siparişe göre ilerlemesini sağlar.
Sipariş açılmadan önce
Müşterinin aktifliği, teslimat adresi, ödeme koşulu, kredi limiti ve fiyat listesi kontrol edilir. Üründe birim, varyant, vergi ve minimum satış miktarı gibi alanlar doğrulanır. Kullanıcının yetkisini aşan iskonto, reddedilmek yerine onay akışına da yönlendirilebilir.
Stok var mı, ayrıldı mı?
Ekranda toplam stok göstermek yeterli değildir. Serbest stok, başka siparişlere ayrılmış miktar, yoldaki tedarik ve beklenen üretim birbirinden ayrılmalıdır. Rezervasyonun sipariş onayında mı, ödeme sonrasında mı oluşacağı işletme kuralıdır.
Durumlar gerçeği anlatmalı
- Taslak: Henüz taahhüt oluşmamıştır.
- Onay bekliyor: Fiyat, limit veya yetki kararı gerekir.
- Hazırlanıyor: Stok ayrılmış ve toplama başlamıştır.
- Kısmi sevk: Bazı satırlar teslim edilmiştir.
- Tamamlandı: Siparişin açık yükümlülüğü kalmamıştır.
- İptal: Gerekçesi ve stok etkisi geri alınmıştır.
Durumun elle serbestçe değiştirilmesi yerine gerekli işlemin sonucu olarak ilerlemesi daha güvenlidir.
Belge ilişkisini kaybetmeyin
Teklif, sipariş, irsaliye, fatura, tahsilat ve iade arasında kaynak bağlantıları korunmalıdır. Böylece eksik sevk, fazla fatura veya iade edilen satır tek zincirde görülebilir. Satış ve sipariş yönetimi bu ilişkiyi ortak veri üzerinde kurar.
Sipariş değişikliğini sürümleyin
Müşteri onayından sonra miktar, fiyat veya teslim tarihi değiştiğinde eski değerler kaybolmamalıdır. Değişikliğin nedeni, yapan kişi ve stok ile sevkiyat etkisi kaydedilir. Hazırlanmış pakete ait satır azaltılıyorsa depo görevi güncellenmeli; faturalı miktar sessizce değiştirilememelidir. Sürüm geçmişi hem müşteri anlaşmazlığını hem de satış tahmini ile gerçekleşen arasındaki farkı açıklamaya yardımcı olur.