Belge numarası kimliktir, süsleme değildir
Otomatik belge numaralandırma, sipariş, teklif, iş emri veya fatura kayıtlarının insanlar ve sistemler arasında tekil biçimde izlenmesini sağlar.
Biçim kararları
Seri, yıl, şube ve sıra parçalarının gerçekten iş anlamı olup olmadığını değerlendirin. Çok uzun ve değişken kodlar telefonda veya belgede hata üretir. Veritabanı iç kimliği ile kullanıcıya gösterilen belge numarası ayrı tutulabilir.
Numara ne zaman ayrılır?
Taslak açıldığında numara vermek, silinen taslaklarda boşluk oluşturur. Onay veya resmîleşme anında vermek daha düzenli olabilir; ancak kullanıcı taslağa da referans vermek isteyebilir. Taslak kodu ve kesin belge numarası ayrı yaşam döngüleriyle yönetilebilir.
Eşzamanlı kullanıcı riski
Son numarayı okuyup bir artırmak, iki kullanıcının aynı değeri almasına yol açabilir. Sayaç güncellemesi transaction, kilit veya veritabanı dizisi benzeri güvenli mekanizmayla atomik yapılmalıdır. Benzersiz indeks son savunma hattıdır.
İptal ve boşluk
Kesinleşmiş numara silinmemeli veya başka belgeye verilmemelidir. İptal durum, zaman, kullanıcı ve gerekçeyle saklanır. Dönem değişiminde sayacın hangi koşulda sıfırlanacağı test edilir.
Entegrasyon ve idempotency
Dış sistem kendi numarasını üretiyorsa yerel ve dış kimlikler birlikte tutulur. Tekrar çağrı ikinci belge oluşturmamalıdır. Belge otomasyonu için seri ve dönem kurallarınızı paylaşabilirsiniz.
Numara mutabakat raporu
Dönem ve seri bazında verilen, iptal edilen, taslak kalan ve dış sistemde oluşan numaralar karşılaştırılmalıdır. Beklenmeyen boşluk, tekrar veya sıra gerilemesi alarm üretir. Rapor yalnızca toplamı değil kaynak belge ve kullanıcıyı gösterir. Toplu veri aktarımı veya saat değişikliği gibi olaylardan sonra sayaç davranışı özel olarak doğrulanır. Numara düzeltmesi gerekiyorsa eski değeri silmek yerine yetkili ve izlenebilir düzeltme kaydı kullanılır.