Apartman yönetim yazılımı, aidat borcunu listelemekten daha fazlasını yapmalı; bağımsız bölüm, malik-sakin ilişkisi, karar, tahsilat ve gider belgelerini dönemsel olarak izlenebilir tutmalıdır.
Varlık ve kişi modelini ayırın
Blok, bağımsız bölüm, malik, kiracı ve kullanıcı aynı kayıt değildir. Malik veya sakin değiştiğinde geçmiş borç ve ödeme ilişkisi kaybolmamalıdır. Bir kişinin birden fazla bağımsız bölümü veya vekâletli erişimi olabilir.
Tahakkuk ve tahsilat
Sabit aidat, arsa payı, tüketim, ek bütçe veya gecikme gibi kalemlerin hesap yöntemi açık olmalıdır. Banka hareketi veya çevrim içi ödeme tahsilata bağlanırken mükerrer kayıt önlenir. Kısmi ödeme ve geçmiş dönem kapatma kuralı yönetilebilir olmalıdır.
Gider ve belge disiplini
Tedarikçi, gider kategorisi, fatura veya fiş, ödeme hesabı ve onay kararı aynı kayda bağlanır. Nakit ve banka hareketleri dönem raporuyla mutabık olmalıdır. Yönetici değişiminde veri ve belge devri dışa aktarılabilir biçimde yapılabilmelidir.
Sakin deneyimi
- Borç ve ödeme geçmişi
- Duyuru ve izinli bildirim
- Arıza veya talep kaydı
- Karar ve uygun belge erişimi
- Ortak alan rezervasyonu gerekiyorsa kural yönetimi
Çoklu site için sınırlar
Yönetim firması birden fazla siteyi yönetiyorsa veri kapsamı, personel rolü ve site bazlı banka hesabı backend seviyesinde ayrılmalıdır. Apartman ve site yönetim çözümü için blok ve bağımsız bölüm yapınızı paylaşabilirsiniz.
Dönem kapama ve devir
Yönetim dönemi sonunda banka ve kasa, açık borçlar, avanslar, tedarikçi bakiyesi ve belge sayıları mutabık hâle getirilmelidir. Yeni yönetime kullanıcı erişimi, veri dışa aktarımı ve teslim tutanağıyla kontrollü devir yapılır. Eski yönetici yazma yetkisini kaybederken denetim amacıyla belirlenen geçmiş erişimi korunabilir. Dönem kilidi olmadan geçmiş tahakkukların sessizce değiştirilmesi sakin raporlarına olan güveni zedeler.